1. Настоящие «Общие условия проведения мероприятий в Конгресс центре «ДонЭкспоцентр» и в зале «Аметист», именуемые в дальнейшем «Общие условия», регулируют отношения между Арендатором залов и Арендодателем, возникающие в связи с проведением Мероприятий Арендатора на территории Конгрессного центра «ДонЭкспоцентр» и определяют их взаимную ответственность.
2. «Общие условия» являются приложением к Договору аренды конференц-залов (далее - Договор), заключаемому между Арендодателем и Арендатором.
3. «Общие условия» являются обязательными для обеих сторон.
Конгрессный центр «ДонЭкспоцентр» включает в себя Зал «Аметист» общей вместимостью до 1100 человек, конференц-зал на 500 мест, пять конференц-залов, вместимостью от 30 до 200 человек и Комнату переговоров (VIP) на 6-8 человек.
Стандартная комплектация конгресс-залов включает в себя:
Во всех залах конгрессного центра имеется система кондиционирования. Аренда зала и все стационарное и дополнительное оборудование в залах предоставляется за дополнительную плату на основании действующего прайс-листа. Арендодатель предоставляет стандартное электроподключение (220В), суммарной мощностью не более 5 кВт. Подключение питания большей мощности должно быть заранее согласовано сторонами (не менее чем за 3 дня до начала мероприятия). В случае необходимости Арендатор может заказать дополнительное оборудование и (или) нестандартную застройку конференц-зала на основании действующего прайс-листа (добавления/изменения принимаются не менее чем за 3 дня до начала мероприятия). Арендодатель предоставляет за отдельную плату следующее дополнительное оборудование:
Юридическое или физическое лицо, желающее провести в Конгрессном центре «ВертолЭкспо» мероприятие, направляет в адрес Арендодателя не позднее, чем за 14 дней до начала мероприятия, заявку на его проведение. При направлении заявки на проведение мероприятия менее чем 14 дней до его начала, Арендодатель не гарантирует предоставление услуг в объеме, требуемом заявителем.
В заявке на проведение мероприятия ОБЯЗАТЕЛЬНО должны быть заполнены следующие пункты:
Заявка от юридического лица должна быть подписана уполномоченным лицом и скреплена печатью организации, только при этом условии она принимается к рассмотрению.
Арендодатель не позднее 3-х дней после получения заявки извещает Заявителя о возможности проведения мероприятия.
После утверждения соответствующей заявки, Арендодатель предоставляет заявителю договор аренды конференц-зала (если он не был заключен ранее), расчет мероприятия (смета). После согласования сметы и подписания договора, счет на оплату.
После подписания договора аренды конференц-зала, заявитель приобретает статус Арендатора, осуществляется бронирование соответствующего конференц-зала.
Зал открывается за 30 минут до начала мероприятия, закрывается через 15 минут после окончания время аренды.
Для разрешения всех вопросов по организации мероприятия Арендатор назначает своего полномочного представителя. Полномочный представитель Арендатора осуществляет взаимодействие с менеджером-администратором и/или менеджером Конгрессного центра «ВертолЭкспо».
Арендатор осуществляет платеж в течение 5 банковских дней с момента выставления счета.
Арендатор осуществляет оплату за предоставляемые услуги на следующих условиях:
В случае увеличения времени, необходимого для проведения мероприятия по отношению ко времени, указанному в Заявке, уполномоченный представитель Арендатора обязан подписать Заявку на продление времени аренды конференц-зала, на основании которой оформляется дополнительное приложение к договору с расчетом дополнительно заказанных услуг. Дополнительное время предоставляется только в том случае, если зал не забронирован для следующего мероприятия.
Нарушение Арендатором сроков проведения платежей по договору дает право Арендодателю в одностороннем порядке отказаться от исполнения договора. Договор аренды конференц-залов может быть расторгнут и в других случаях при существенном нарушении Арендатором настоящих «Общих условий». При этом денежные средства, переведенные Арендатором, не возвращаются, рассматриваясь как штрафные санкции.
В случае отказа Арендатора от проведения мероприятия менее чем за 20 дней до начала Мероприятия, Арендодатель вправе применить штрафные санкции в следующих размерах:
Во время проведения мероприятия Арендатор обязан соблюдать правила общественного порядка в полном соответствии с законодательством Российской Федерации, местным законодательством и правилами Конгрессного центра «ВертолЭкспо, соблюдать все правила и нормы противопожарной безопасности.
Арендатор несет полную ответственность за техническую исправность и обеспечение полной безопасности при эксплуатации электро- и радиоэлектронной аппаратуры.
В течение всего периода работы мероприятия Арендодатель осуществляет общую охрану территории Конгрессного Центра «ВертолЭкспо» обеспечение пропускного режима и поддержание общественного порядка). Арендодатель не несет ответственности за сохранность материальных ценностей, принадлежащих Арендатору. Арендатор вправе заключить договор об охране своего имущества со специальной охранной фирмой.
Правила Конгрессного центра «ДонЭкспоцентр» не предусматривают размещение любого рода рекламной продукции на стенах, полах, потолках при помощи заколок, липкой ленты или каких-либо других материалов. В случае размещения таких материалов без соответствующего разрешения и причинения, таким образом, ущерба, Арендодатель оставляет за собой право взыскать с Арендатора стоимость ремонта и/или замены повреждённого оборудования.
Мероприятия, проводимые в Конгрессном центре «ДонЭкспоцентр» Арендатором, не должны ставить под угрозу репутацию или безопасность Арендодателя и его персонала.
Монтажные, оформительские и демонтажные работы проводятся Арендодателем или уполномоченными им организациями в установленные сроки и в пределах предоставленной в пользование площади конференц-зала.
Арендодатель проводит монтаж/демонтаж стеновых панелей для размещения плакатов, баннеров, флагов в зале и фойе Конгрессного центра «ДонЭкспоцентр», застройку стандартными выставочными панелями, мебелью.
Арендатор обязан согласовать план застройки выставочных панелей не позднее, чем за 10 дней начала мероприятия и план расстановки мебели не позднее, чем за 5 дней до начала мероприятия.
Монтажные и демонтажные работы, производятся с 9:00 до 18:00 ч.
Работы по подключению к электросетям производятся только специалистами технического отдела Арендодателя.
Споры и разногласия между Арендатором и Арендодателем, если они не могут быть разрешены путем двусторонних переговоров, подлежат разрешению в установленном порядке в Арбитражном суде Ростовской области.
Претензионный порядок урегулирования разногласий по договору аренды конференц-зала обязателен. Все претензии к Арендодателю могут быть предъявлены Арендатором в течение пяти дней с момента окончания мероприятия. К претензии Арендатор обязуется приложить документы, подтверждающие обоснованность претензии, факт согласования с Арендатором соответствующего обязательства и его нарушения, денежную стоимость нарушенного обязательства, а также документы, подтверждающие произведенную оплату стоимости оказанных услуг. Претензии, поступившие позже установленного срока либо не отвечающие установленным требованиям, являются необоснованными и к рассмотрению не принимаются.